Événementiel
Un événement qui se voit avant, qui tient le jour J, et dont on reparle après.
Le point de départ
Organiser un événement mobilise votre équipe pendant des semaines, coûte cher, et laisse souvent peu de traces. Les prestataires se renvoient la balle, personne ne sait qui décide, et la couverture presse se résume à une photo sur LinkedIn.
En une phrase
L'organisation événementielle couvre la conception, la production et la coordination d'un rassemblement professionnel ou grand public : salon, congrès, inauguration, convention, événement sportif ou culturel. Elle inclut la scénographie, la logistique, la coordination des prestataires, la gestion des participants, et de plus en plus la mise en visibilité avant, pendant et après l'événement.
Comment nous procédons
- 01
Brief et intention
Pourquoi cet événement, pour qui, et à quoi saurez-vous qu'il a réussi. Un objectif formulé en une phrase, mesurable, avant toute réflexion sur le lieu.
- 02
Conception
Concept, scénographie, déroulé minute par minute, budget détaillé par poste. Vous validez un scénario complet, pas une intention.
- 03
Production
Repérages, sélection et contractualisation des prestataires, régie technique, sécurité, accessibilité, plan B météo. C'est la phase la plus longue et la moins visible.
- 04
Jour J
Une équipe sur place, un conducteur partagé, un interlocuteur unique côté agence. Votre équipe accueille ses invités au lieu de gérer des camions.
- 05
Après
Captation, photos, montage, communiqué de bilan, relances presse et publication sur votre site. Un événement dont on ne reparle pas a coûté deux fois son prix.
Ce que vous recevez
- Note d'intention et concept
- Scénographie et plans d'implantation
- Budget détaillé par poste et suivi des engagements
- Déroulé minute par minute et conducteur technique
- Coordination et contractualisation des prestataires
- Gestion des inscriptions et de l'accueil
- Captation photo et vidéo
- Bilan chiffré et dispositif presse associé
- Interlocuteur
- Un chef de projet unique, du premier rendez-vous au bilan.
Un événement est un média
On juge encore trop souvent un événement au nombre de participants. C’est une mesure pauvre. Un événement produit surtout des contenus, des relations et des preuves : des images, des prises de parole, des retombées presse, des témoignages, des contacts qualifiés.
Nous concevons donc l’événement comme un média, avec sa ligne éditoriale, ses formats et sa diffusion. Le jour J n’est pas l’aboutissement, c’est le tournage.
Ce que vous n’avez pas à faire
Le principal bénéfice d’une agence, ce n’est pas la créativité — c’est de retirer de vos épaules la coordination de quinze prestataires qui ne se parlent pas. Régie technique, traiteur, mobilier, signalétique, sécurité, hôtesses, transport, captation : un seul conducteur, un seul interlocuteur, une seule personne à appeler quand quelque chose bouge.
Votre équipe passe la journée avec ses invités. C’est tout l’objet.
Le budget, dit franchement
Nous séparons systématiquement nos honoraires des achats refacturés. Vous voyez le prix réel de chaque prestataire et notre marge est explicite. Cette transparence a un effet secondaire utile : les arbitrages deviennent faciles, parce que vous savez exactement ce que vous retirez du budget quand vous retirez une ligne.
L’après, que presque tout le monde néglige
Trois jours après l’événement, l’attention retombe et les contenus dorment sur une carte mémoire. C’est pourtant là que se joue la moitié de la valeur.
Nous livrons les photos et le montage vidéo sous une semaine, produisons un communiqué de bilan chiffré, relançons les journalistes présents ou absents, et publions une fiche sur votre site avec les résultats. Un événement bien réemployé continue à travailler pendant un an — c’est ce que nous appelons faire se rejoindre l’événementiel, les relations presse et le web.
Questions fréquentes
Combien de temps à l'avance faut-il s'y prendre ?
Comptez huit à seize semaines pour une inauguration, une convention ou une soirée client. Un congrès ou un salon demande six à neuf mois, principalement à cause de la réservation des lieux et de la mobilisation des intervenants. Nous acceptons des délais plus courts, mais nous vous dirons alors précisément ce que cela retire du projet.
Comment se construit un budget événementiel ?
Nous distinguons toujours deux choses dans le devis : nos honoraires de conception et de coordination, et les achats refacturés — lieu, traiteur, technique, mobilier, sécurité. Vous voyez les prix réels des prestataires et notre marge est explicite. Un budget prévisionnel est remis à la validation du concept, puis suivi ligne à ligne jusqu'au bilan.
Prenez-vous en charge la communication autour de l'événement ?
Oui, et c'est souvent ce qui change le retour sur investissement. Nous construisons le dispositif avant — invitations, page dédiée, relations presse —, pendant — captation, contenus en direct — et après — communiqué de bilan, retombées, publication sur votre site. Cette continuité est précisément ce que permet une agence qui réunit l'événementiel, la presse et le web.
Gérez-vous l'accessibilité des événements ?
Oui, et pas seulement l'accès en fauteuil. Cheminements, signalétique lisible, boucle magnétique quand c'est pertinent, sous-titrage des prises de parole, information préalable sur les conditions d'accès : c'est une exigence de base, pas une option, et elle est explicitement portée au budget.
Que se passe-t-il en cas de météo défavorable ?
Tout événement en extérieur est conçu avec un plan B contractualisé, décidé à une heure fixée d'avance avec vous. Les coûts associés — solution de repli, annulation partielle — sont identifiés au budget dès la conception, pour que la décision du jour J soit une décision d'organisation et non une décision financière prise dans l'urgence.